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TOUT SAVOIR SUR LE TELETRAVAIL POST-COVID

 

Depuis le début de la crise sanitaire en mars 2020, le télétravail est devenu la forme d’organisation du travail commune pour de nombreux travailleurs luxembourgeois et frontaliers. Pour autant, cela a été rendu possible grâce aux accords dérogatoires signés entres les autorités luxembourgeoises et frontalières concernant les règles sociales et fiscales applicables. Ceux-ci ont en effet permis aux salariés exerçant des métiers télétravaillables de prester leurs fonctions depuis leur domicile sans devoir comptabiliser ces jours dans les seuils de tolérance.

Cela étant, si la fin de la pandémie ne semble pas encore se dessiner, les accords dits « dérogatoires », en matière de fiscalité ont officiellement pris fin au 30 juin 2022. Les règles fiscales applicables avant l’épidémie mondiale sont donc à nouveau pleinement applicable depuis le 1er juillet 2022 pour les frontaliers travaillant depuis leur pays de résidence. En revanche, concernant les règles sociales, une nouvelle tolérance s’applique jusqu’à la fin de l’année.

En tant qu’employeur, vous êtes désormais nombreux à vouloir pérenniser le télétravail dans votre entreprise notamment suite à une réelle volonté de vos salariés mais aussi parce que cette forme particulière d’organisation du travail présente beaucoup d’avantages. Dans une certaine mesure, il permet de réaliser des économies au niveau des coûts fixes liés notamment à la location des places de parking et de l’espace de travail (diminution du nombre de mètres carrés nécessaires). Pour les salariés, à la recherche d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, il apparaît comme un vrai remède aux embouteillages auxquels ils sont confrontés quotidiennement et donc comme un réel gain de temps.

Afin de se préparer à l’après-COVID et tenir compte du nouveau contexte réglementaire vous trouverez ci-dessous la réponse à vos questions en matière de télétravail afin de mettre en place une politique de télétravail interne qui satisfera vos collaborateurs et votre direction.

 

1. Qu’entend-on par télétravail ?

Il s’agit d’une forme d’organisation/de réalisation du travail, utilisant généralement les technologies de l’information et de la communication, de sorte que le travail, qui aurait été réalisé en temps normal dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux.

Plus précisément, on distingue le télétravail occasionnel et le télétravail régulier

Le télétravail est considéré comme occasionnel . lorsqu’il :

  • est effectué pour faire face à des événements imprévus ou/et ;
  • représente moins de 10% en moyenne du temps de travail normal annuel du télétravailleur.

Dès lors, le télétravail est considéré comme régulier dans les autres cas.

Dans tous les cas, la mise en place du télétravail requiert un accord bilatéral entre le salarié et l’employeur. Toutefois, cet accord revêt un formalisme différent selon qu’il s’agisse d’un télétravail régulier ou occasionnel (voir question n°3 ci-dessous).

 

2. Une home office policy doit-elle être rédigée ?

Au Luxembourg, la mise en place de cette forme de travail n’est pas soumise à une convention collective ou à un règlement d’ordre intérieur applicable dans l’entreprise. Une home office policy n’est donc pas en soi strictement nécessaire.

Un tel document peut néanmoins s’avérer extrêmement utile puisqu’il permet de détailler la mise en œuvre du télétravail dans l’entreprise, notamment les lieux où il est possible de télétravailler (domicile, espaces publics, pays autres que pays de résidence fiscale, etc), les salariés concernés/exclus, les limites fiscales et sociales définies par l’entreprise, etc. Cette police pourra aussi utilement aborder le droit à la déconnexion et rappeler les règles de protection des données à caractère personnel.

 

3. Un avenant au contrat de travail du salarié doit-il être rédigé ?

Lorsque le télétravail est occasionnel, l’employeur fournit au salarié qui a demandé à effectuer du télétravail une simple autorisation écrite (sous forme d’email ou sms).

Par contre, lorsque le télétravail est régulier, divers éléments doivent être définis d’un commun accord par écrit entre l’employeur et le salarié :

  • le lieu du télétravail ou les modalités pour déterminer ce lieu ;
  • les heures et les jours de la semaine pendant lesquels le télétravailleur fait du télétravail et doit être joignable pour l’employeur ou les modalités pour déterminer ces périodes ;
  • les modalités de compensation éventuelle en matière d’avantages en nature ;
  • le forfait mensuel pour la prise en charge des coûts de connexion et de communication ;
  • les modalités du passage ou du retour vers la formule classique de travail.

Cet accord écrit peut prendre la forme d’un avenant ou d’un contrat de travail pour les nouveaux arrivants, mais pas obligatoirement. En effet, les différents éléments précités peuvent tout aussi bien être déterminés dans le cadre du régime spécifique de télétravail défini au niveau du secteur ou de l’entreprise.

Autrement dit, l’avenant. au contrat n’est pas strictement nécessaire en cas de télétravail régulier pour autant qu’une police de télétravail soit établie en interne dans le respect des compétences de la délégation du personnel (voir question ci-dessous). Toutefois, il nous semble important que l’employeur puisse s’assurer que le salarié soit parfaitement conscient de ses droits et obligations en termes de télétravail. Il pourra ainsi être demandé au salarié de signer un accusé de réception dans lequel il s’engage à respecter la home office policy.

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4. La délégation du personnel a-t-elle un rôle dans la mise en place du télétravail ?

Selon les articles L.414-1 et suivants du code du travail, la délégation du personnel doit être informée régulièrement sur le nombre de télétravailleurs et son évolution au sein de l’entreprise.

Lorsqu’il existe une délégation du personnel, l’introduction ou la modification du régime spécifique de télétravail se font après information et consultation de la délégation du personnel quand l’entreprise compte moins de 150 salariés.

Dans les entreprises occupant au moins 150 salariés, un commun accord entre l’employeur et la délégation du personnel doit exister.

 

5. Une indemnité forfaitaire « télétravail » doit-elle être versée au salarié qui télétravaille ?

La réponse diffère selon que le télétravail est régulier, ou non. Lorsque le télétravail est occasionnel, l’employeur n’y est pas tenu.

Par contre, lorsqu’il est régulier, l’employeur fournit l’équipement de travail nécessaire au télétravail et prend en charge les coûts directement engendrés par le télétravail, en particulier ceux liés aux communications. . Cela peut se traduire par l’attribution d’un montant forfaitaire mensuel, à convenir d’un commun accord par écrit entre l’employeur et le salarié.

A titre d’illustration, la convention collective applicable aux salariés du secteur bancaire prévoit un forfait d’environ 26€ par mois à charge de l’employeur.

L’Administration des Contributions Directes indique explicitement sur son site internet que ce type d’indemnité forfaitaire pour télétravail régulier est imposable.

 

6. Un certificat A1 est-il nécessaire pour les frontaliers en télétravail ?

En application des règles européennes, dès lors qu’un salarié est amené à travailler temporairement ou partiellement en dehors du Luxembourg, il est nécessaire d’obtenir le certificat A1 attestant du régime de sécurité sociale applicable au travailleur.

Du fait du télétravail dans son pays de résidence, le salarié non-résident est en situation d’occupation internationale. Il est donc concerné par cette formalité administrative qui se décline désormais en deux temps. En effet, en vue de se voir délivrer le formulaire A1, il faut au préalable avoir demandé (et obtenu) une Décision de Législation Applicable (DLA) à l’organisme de sécurité sociale du pays de résidence, respectivement à l’URSSAF pour la France, à l’ONSS pour la Belgique et à la DVKA pour l’Allemagne.

Cela étant, pour cette année 2022, ces démarches ne seront pas requises. En effet, la Commission administrative pour la coordination des systèmes de sécurité sociale a décidé ce 14 juin 2022 de prolonger jusqu’à la fin d’année les mesures actuelles, à savoir la neutralisation des périodes de télétravail dans la détermination de la législation applicable (voir question n°8 ci-dessous).

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7. Quel est l’impact du télétravail au niveau de la fiscalité ?

A compter du 1er juillet 2022, les accords dérogatoires conclus par le Luxembourg avec les pays limitrophes ne seront pas prolongés. Par conséquents, il conviendra de tenir des seuils de tolérance fiscale prévus dans les conventions contre double imposition, à savoir :

  • Seuil de 29 jours. pour les résidents français.
  • Seuil de 19 jours. pour les résidents allemands.
  • Seuil de 34 jours. pour les résidents belges.

Ces seuils de tolérance permettent aux salariés non-résidents travaillant pour un employeur luxembourgeois de travailler occasionnellement hors du Luxembourg sans déclencher une imposition dans leur pays de résidence. Autrement dit, en-deçà des seuils précités, les frontaliers ont la possibilité de télétravailler sans être fiscalement impactés.

Dans la cadre du calcul de ces jours de tolérance, il convient de tenir compte de tous les jours prestés en dehors du Luxembourg, que ce soit en télétravail, en formations ou en voyages d’affaires.

Aussi, chaque fraction de jour presté hors du Luxembourg compte pour un jour complet. Ainsi, un salarié effectuant alors 2 heures de télétravail depuis son domicile avant d’aller au bureau, voit son quota être diminué d’un jour, et ce même s’il n’a pas effectué une journée complète depuis son pays de résidence.

Un suivi des jours prestés en dehors du Luxembourg doit être effectué au mois le mois. L’employeur étant responsable de la bonne retenue d’impôt à la source sur les fiches de paie de ses salariés, le traçage correct des jours hors Luxembourg devient alors obligatoire. Par la même occasion, un tel suivi permet au salarié d’avoir une vue en temps réel sur ses quotas et d’anticiper le dépassement ou non, des limites fiscales et sociales.

Si les seuils précités venaient à être dépassés, l’intégralité des jours d’activité prestés dans le pays de résidence dans le cadre du télétravail seraient imposables dans ce pays (et non plus au Luxembourg), et ce à compter du premier jour (voir question n°10 ci-dessous).

 

8. Quel est l’impact du télétravail au niveau de la sécurité sociale ?

Le règlement européen de coordination de la sécurité sociale (CE 883/2004) pose un principe général selon lequel un salarié ne doit être affilié que dans un seul état.

Le critère important en l’espèce est l’activité substantielle du salarié au sein de son pays de résidence. Lorsqu’un salarié travaille au moins 25% de son temps de travail et/ou perçoit 25% de sa rémunération dans son pays de résidence, toutes les rémunérations perçues dans les différents pays sont assujetties à un seul régime de sécurité sociale, celle de son pays de résidence.

Dès lors, les jours de télétravail alimentent ce compteur des 25%, limitant par la même les possibilités pour les salariés frontaliers de faire du télétravail s’ils veulent rester affiliés à la sécurité sociale luxembourgeoise.

En cas de dépassement de la limite de 25%, la société luxembourgeoise devra tout d’abord s’affilier comme « entreprise étrangère » auprès de l’organisme de sécurité sociale étranger. Elle devra ensuite payer les cotisations patronales de ce pays étranger, lesquelles sont plus élevées qu’au Luxembourg. Quant au salarié, il bénéficiera désormais de la couverture sociale de son pays de résidence (et non plus de celle du Luxembourg).

En mars 2020, au début de la pandémie liée au covid-19, le Luxembourg et les pays voisins avaient décidé que les périodes de télétravail prestées sur leurs territoires par leurs résidents frontaliers en raison du coronavirus ne seraient pas prises en compte pour la détermination de la législation applicable en matière de sécurité sociale. Cette mesure de neutralisation devait prendre fin ce 30 juin 2022.

Ce 14 juin 2022, la Commission administrative pour la coordination des systèmes de sécurité sociale a décidé de prolonger jusqu’à la fin de l’année ce dispositif, afin d’aménager une période transitoire de 6 mois permettant aux travailleurs concernés de s’adapter au changement.

 

9. Quid des salariés frontaliers à temps partiel ? Bénéficient-ils des mêmes limites en termes de fiscalité et sécurité sociale ?

En cas de travail à temps partiel, les seuils de tolérance fiscale sont à proratiser pour les frontaliers résidents en Belgique et en France. L’arrondissement en un nombre de jour pleins se fait vers le haut pour les résidents belges et vers le bas pour les résidents français.

Par exemple, un salarié français à mi-temps bénéficiera de 14 jours de télétravail sans être imposé dans son pays de résidence.

Pour l’Allemagne, sur base la base d’une décision reçue par l’administration fiscale de Trêves, il semblerait que le seuil de tolérance de 19 jours ne devrait pas être proratisé en cas de temps partiel.

Concernant la limite de 25% de sécurité sociale, le principe est le même. Il faut aussi proratiser le nombre de jours selon la durée du travail indiquée au contrat pour pouvoir continuer à bénéficier de la sécurité sociale luxembourgeoise.

 

10. Quelles sont les modalités d’application des seuils de tolérance ?
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*34 jours avec application rétroactive au 1er janvier 2022 une fois que le parlement belge aura voté les dispositions de l’avenant à la convention contre double imposition.

 

11. Quelles conséquences découlent du dépassement de ces différentes limites ?

En cas de dépassement des seuils fiscaux, le salaire en relation avec l’intégralité des jours travaillés en dehors du Luxembourg sera en principe imposable dans le pays de résidence du salarié. Seuls les jours travaillés à Luxembourg seront taxés à Luxembourg.

En France, il existe une particularité : l’employeur luxembourgeois doit procéder au calcul du prélèvement à la source sur les revenus liés au télétravail. Il a donc l’obligation de calculer, déclarer et payer l’impôt français (conformément aux dispositions fiscales françaises) aux autorités compétentes en France pour le compte de son salarié résidant en France.

Pour le résident belge, le précompte professionnel n’est en principe pas obligatoire. Dès lors, le salarié résident fiscal belge devra déclarer tous ses revenus dont ceux liés au télétravail dans sa déclaration d’impôt personnelle et subira l’imposition par ce biais.

Enfin, concernant le résident allemand, comme le salarié belge, il devra déclarer tous ses revenus dont ceux liés au télétravail dans sa déclaration d’impôt personnelle pour subir l’imposition. A noter qu’il n’existe pas d’obligation de retenue à la source en Allemagne pour l’employeur luxembourgeois.

S’agissant maintenant de la sécurité sociale, en cas de dépassement de la limite, chaque employeur devra effectuer des démarches administratives et notamment l’affiliation comme “entreprise étrangère” auprès de l’organisme de sécurité sociale étranger.

Cependant, passer sous un autre régime de sécurité sociale que celui du Luxembourg implique des augmentations conséquentes de charges sociales., tant pour le salarié que pour l’employeur. Il convient donc bien d’avoir conscience des coûts ainsi engendrés et de la perte des prestations avantageuses attribuées par le Luxembourg, notamment concernant les allocations familiales ou la pension de vieillesse.

 

12. Comment effectuer un suivi des jours de télétravail autorisés ?

En tant qu’employeur, vous êtes libre de mettre en place n’importe quel moyen de validation ou de contrôle des jours de télétravail de vos salariés. Dans la majorité des cas, cela sera effectué par le biais de votre outil de gestion du temps / validation des congés. Au départ, les ressources humaines devront créer un compteur de jour de télétravail en fonction du lieu de résidence du salarié, du temps de travail de celui-ci ou encore de la politique interne mis en place dans l’entreprise. Dans un second temps, le salarié devra encoder la journée de télétravail et le cas échéant obtenir une validation de son manager. Ainsi, de la même façon que son compteur de congés, son compteur de télétravail sera ajusté à chaque demande. Cela permettra aux deux parties d’avoir une visibilité sur le nombre de jours de télétravail restants et surtout de refuser une demande de télétravail une fois le quota de jour épuisé.

Attention, si vos salariés effectuent par ailleurs des déplacements à l’étranger il faudra penser à créer un autre compteur et à tenir compte de ces jours pour le calcul des seuils. En effet, sont à inclure dans ces seuils de tolérance toutes prestations de travail effectuées en dehors de Luxembourg (Exemples : formations hors du Luxembourg, visites clients hors du Luxembourg, visite au siège…).

 

13. Quelles preuves apporter en cas de contrôle ?

En cas de contrôle par les autorités compétentes du pays de résidence du Télétravailleur et en vue de garantir une plus grande sécurité juridique à toutes les parties concernées, il est fortement recommandé aux salariés travailleurs frontaliers de se ménager des preuves de leur présence physique sur le sol luxembourgeois. Cette preuve peut se faire par tout moyen et notamment par le biais des documents suivants :

  • Le contrat de travail ou une attestation de l’employeur mentionnant les fonctions exercées et l’endroit où elles sont exercées ;
  • Les feuilles nominatives de pointage des heures de travail;
  • Les documents de transport nominatifs (billets de train ou de bus etc.);
  • Les factures nominatives en rapport avec des frais de séjour (hôtel, location de voiture);
  • Les listes de présence émargées à des réunions ou des formations ;
  • Les documents relatifs à des achats de matériel ou aux frais de restauration dans l’État d’activité (factures de cartes de crédit, tickets de caisse);
  • Les ordres de mission nominatifs;
  • Ainsi que tout autre document pertinent.

 

Securex est là pour vous accompagner

Securex est là pour vous accompagner dans la mise en place du télétravail. Nos consultants RH vous informent des enjeux, vous sensibilisent aux défis RH que représente ce mode particulier d’organisation du travail. Notre équipe légale répond aux questions juridiques que soulève la nouvelle convention sur le télétravail. Elle vous assiste dans la rédaction d’une police sur mesure.

Ensuite, dans la mise en œuvre au mois le mois, nos payroll consultants vous assistent dans le suivi et la détermination du seuil de tolérance, ainsi que dans l’enregistrement de la société luxembourgeoise auprès des autorités étrangères. Ils assurent le calcul correct de la retenue d’impôt et coordonnent si besoin la gestion de la paie avec les payroll providers des pays frontaliers (exonération/ prélèvement d’impôt à la source selon les règles du pays de résidence).

Grâce à nos services et notre expertise, vous êtes assuré du respect de vos obligations déclaratives, d’un calcul correct des salaires et vous êtes en mesure d’anticiper les conséquences fiscales et sociales liées au télétravail de vos salariés.

Pour plus d’informations, contactez Virginie Echelin: @email
 

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