Il s’agit d’une forme d’organisation/de réalisation du travail, utilisant généralement les technologies de l’information et de la communication, de sorte que le travail, qui aurait été réalisé en temps normal dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux.

Plus précisément, on distingue le télétravail occasionnel et le télétravail régulier.

Le télétravail est considéré comme occasionnel lorsqu’il :

• est effectué pour faire face à des événements imprévus ou/et ;
• représente moins de 10% en moyenne du temps de travail normal annuel du télétravailleur.

Dès lors, le télétravail est considéré comme régulier dans les autres cas.

Dans tous les cas, la mise en place du télétravail requiert un accord bilatéral entre le salarié et l’employeur. Toutefois, cet accord revêt un formalisme différent selon qu’il s’agisse d’un télétravail régulier ou occasionnel (voir question n°3 ci-dessous).

Au Luxembourg, la mise en place de cette forme de travail n’est pas soumise à une convention collective ou à un règlement d’ordre intérieur applicable dans l’entreprise. Une home office policy n’est donc pas en soi strictement nécessaire.

Un tel document peut néanmoins s’avérer extrêmement utile puisqu’il permet de détailler la mise en œuvre du télétravail dans l’entreprise, notamment les lieux où il est possible de télétravailler (domicile, espaces publics, pays autres que pays de résidence fiscale, etc), les salariés concernés/exclus, les limites fiscales et sociales définies par l’entreprise, etc. Cette police pourra aussi utilement aborder le droit à la déconnexion et rappeler les règles de protection des données à caractère personnel.

Lorsque le télétravail est occasionnel, l’employeur fournit au salarié qui a demandé à effectuer du télétravail une simple autorisation écrite (sous forme d’email ou sms).

Par contre, lorsque le télétravail est régulier, divers éléments doivent être définis d’un commun accord par écrit entre l’employeur et le salarié :

• le lieu du télétravail ou les modalités pour déterminer ce lieu ;
• les heures et les jours de la semaine pendant lesquels le télétravailleur fait du télétravail et doit être joignable pour l’employeur ou les modalités pour déterminer ces périodes ;
• les modalités de compensation éventuelle en matière d’avantages en nature ;
• le forfait mensuel pour la prise en charge des coûts de connexion et de communication ;
• les modalités du passage ou du retour vers la formule classique de travail.

Cet accord écrit peut prendre la forme d’un avenant ou d’un contrat de travail pour les nouveaux arrivants, mais pas obligatoirement. En effet, les différents éléments précités peuvent tout aussi bien être déterminés dans le cadre du régime spécifique de télétravail défini au niveau du secteur ou de l’entreprise.

Autrement dit, l’avenant au contrat n’est pas strictement nécessaire en cas de télétravail régulier pour autant qu’une police de télétravail soit établie en interne dans le respect des compétences de la délégation du personnel (voir question n°4 ci-dessous). Toutefois, il nous semble important que l’employeur puisse s’assurer que le salarié soit parfaitement conscient de ses droits et obligations en termes de télétravail. Il pourra ainsi être demandé au salarié de signer un accusé de réception dans lequel il s’engage à respecter la home office policy.

Selon les articles L.414-1 et suivants du code du travail, la délégation du personnel doit être informée régulièrement sur le nombre de télétravailleurs et son évolution au sein de l’entreprise.

Lorsqu’il existe une délégation du personnel, l’introduction ou la modification du régime spécifique de télétravail se font après information et consultation de la délégation du personnel quand l’entreprise compte moins de 150 salariés.

Dans les entreprises occupant au moins 150 salariés, un commun accord entre l’employeur et la délégation du personnel doit exister.

La réponse diffère selon que le télétravail est régulier, ou non. Lorsque le télétravail est occasionnel, l’employeur n’y est pas tenu.

Par contre, lorsqu’il est régulier, l’employeur fournit l’équipement de travail nécessaire au télétravail et prend en charge les coûts directement engendrés par le télétravail, en particulier ceux liés aux communications. Cela peut se traduire par l’attribution d’un montant forfaitaire mensuel, à convenir d’un commun accord par écrit entre l’employeur et le salarié.

A titre d’illustration, la convention collective applicable aux salariés du secteur bancaire prévoit un forfait de 26,31€  (à l’indice 877.01) par mois à charge de l’employeur.

L’Administration des Contributions Directes indique explicitement sur son site internet que ce type d’indemnité forfaitaire pour télétravail régulier est imposable.

En application des règles européennes, dès lors qu’un salarié est amené à travailler temporairement ou partiellement en dehors du Luxembourg, il est nécessaire d’obtenir le certificat A1 attestant du régime de sécurité sociale applicable au travailleur.

Du fait du télétravail dans son pays de résidence, le salarié non-résident est en situation d’occupation internationale. Il est donc concerné par cette formalité administrative qui se décline désormais en deux temps. En effet, en vue de se voir délivrer le formulaire A1, il faut au préalable avoir demandé (et obtenu) une Décision de Législation Applicable (DLA) à l’organisme de sécurité sociale du pays de résidence, respectivement à l’URSSAF pour la France, à l’ONSS pour la Belgique et à la DVKA pour l’Allemagne.

Cela étant, pour cette année 2022 et jusque fin juin 2023, ces démarches ne seront pas requises. En effet, la Commission administrative pour la coordination des systèmes de sécurité sociale a décidé en novembre 2022 de prolonger jusqu’au 30 juin 2023 les mesures actuelles, à savoir la neutralisation des périodes de télétravail dans la détermination de la législation applicable (voir question n°8 ci-dessous).

Depuis le 1^er juillet 2022, les accords dérogatoires conclus par le Luxembourg avec les pays limitrophes n’ont pas été prolongés. Par conséquent, il convient de tenir des seuils de tolérance fiscale prévus dans les conventions contre double imposition, à savoir :

• Seuil de 34 jours pour les résidents français à compter de janvier 2023 (29 jours pour la période de juillet 2022 à décembre 2022)
• Seuil de 19 jours pour les résidents allemands
• Seuil de 34 jours pour les résidents belges

Ces seuils de tolérance permettent aux salariés non-résidents travaillant pour un employeur luxembourgeois de travailler occasionnellement hors du Luxembourg sans déclencher une imposition dans leur pays de résidence. Autrement dit, en-deçà des seuils précités, les frontaliers ont la possibilité de télétravailler sans être fiscalement impactés.

Dans la cadre du calcul de ces jours de tolérance, il convient de tenir compte de tous les jours prestés en dehors du Luxembourg, que ce soit en télétravail, en formations ou en voyages d’affaires.

Aussi, chaque fraction de jour presté hors du Luxembourg compte pour un jour complet. Ainsi, un salarié effectuant alors 2 heures de télétravail depuis son domicile avant d’aller au bureau, voit son quota être diminué d’un jour, et ce même s’il n’a pas effectué une journée complète depuis son pays de résidence.

Un suivi des jours prestés en dehors du Luxembourg doit être effectué au mois le mois. L’employeur étant responsable de la bonne retenue d’impôt à la source sur les fiches de paie de ses salariés, le traçage correct des jours hors Luxembourg devient alors obligatoire. Par la même occasion, un tel suivi permet au salarié d’avoir une vue en temps réel sur ses quotas et d’anticiper le dépassement ou non, des limites fiscales et sociales.

Si les seuils précités venaient à être dépassés, l’intégralité des jours d’activité prestés dans le pays de résidence dans le cadre du télétravail seraient imposables dans ce pays (et non plus au Luxembourg), et ce à compter du premier jour (voir question n°10 ci-dessous).

Le règlement européen de coordination de la sécurité sociale (CE 883/2004) pose un principe général selon lequel un salarié ne doit être affilié que dans un seul état.

Le critère important en l’espèce est l’activité substantielle du salarié au sein de son pays de résidence. Lorsqu’un salarié travaille au moins 25% de son temps de travail et/ou perçoit 25% de sa rémunération dans son pays de résidence, toutes les rémunérations perçues dans les différents pays sont assujetties à un seul régime de sécurité sociale, celle de son pays de résidence.

Dès lors, les jours de télétravail alimentent ce compteur des 25%, limitant par la même les possibilités pour les salariés frontaliers de faire du télétravail s’ils veulent rester affiliés à la sécurité sociale luxembourgeoise.

En cas de dépassement de la limite de 25%, la société luxembourgeoise devra tout d’abord s’affilier comme « entreprise étrangère » auprès de l’organisme de sécurité sociale étranger. Elle devra ensuite payer les cotisations patronales de ce pays étranger, lesquelles sont plus élevées qu’au Luxembourg. Quant au salarié, il bénéficiera désormais de la couverture sociale de son pays de résidence (et non plus de celle du Luxembourg).

En mars 2020, au début de la pandémie liée au covid-19, le Luxembourg et les pays voisins avaient décidé que les périodes de télétravail prestées sur leurs territoires par leurs résidents frontaliers en raison du coronavirus ne seraient pas prises en compte pour la détermination de la législation applicable en matière de sécurité sociale.

Cette mesure de neutralisation avait été prolongée et devait prendre fin ce 31 décembre 2022. En novembre 2022, la Commission administrative pour la coordination des systèmes de sécurité sociale a décidé de prolonger ce dispositif à nouveau jusqu’au 30 juin 2023.

En cas de travail à temps partiel, les seuils de tolérance fiscale sont à proratiser pour les frontaliers résidents en France. L’arrondissement en un nombre de jour pleins se fait vers le bas. Par exemple, un salarié français à mi-temps bénéficiera de 14 jours de télétravail sans être imposé dans son pays de résidence.

Pour les frontaliers résidents en Belgique, les seuils de tolérance fiscale ne sont pas à proratiser en cas de temps partiel d’après les précisions apportées par l’Administration des contributions directes le 26 août 2022. Cependant, cette précision n’a pas été validée par les autorités belges (qui se sont d’ailleurs positionnées dans le sens de la proratisation dans une circulaire administrative de 2015). Il est donc fortement conseillé d’appliquer un prorata (voir question n°10 ci-dessous).

Pour les frontaliers résidents en Allemagne, sur base la base d’une décision reçue par l’administration fiscale de Trêves, il semblerait que le seuil de tolérance de 19 jours ne devrait pas être proratisé en cas de temps partiel. Cela a d’ailleurs été confirmé dans les précisions apportées par l’Administration des contributions directes le 26 août 2022

Concernant la limite de 25% de sécurité sociale, il convient de proratiser le nombre de jours selon la durée du travail indiquée au contrat pour pouvoir continuer à bénéficier de la sécurité sociale luxembourgeoise.

En cas de dépassement des seuils fiscaux, le salaire en relation avec l’intégralité des jours travaillés en dehors du Luxembourg sera en principe imposable dans le pays de résidence du salarié. Seuls les jours travaillés à Luxembourg seront taxés à Luxembourg.

En France, à compter de janvier 2023, l’employeur luxembourgeois ne sera plus dans l’obligation de procéder mensuellement au calcul du prélèvement français à la source sur les revenus liés au télétravail pour autant que son salarié résident français reste soumis à la sécurité sociale Luxembourgeoise. L’employeur devra cependant déclarer une fois par an les revenus imposables en France des salariés ayant dépassé le seuil fiscal auprès de l’administration française. Cette déclaration devra être effectuée en février de l’année qui suit via une déclaration PASRAU, ce qui implique pour l’employeur luxembourgeois d’avoir un numéro de SIRET en France. De son côté, le résident français sera désormais responsable du paiement de l’impôt sur les revenus liés au télétravail. Il se verra prélevé mensuellement un acompte contemporain, après avoir effectué les démarches nécessaires directement en ligne sur son espace personnel DGFIP.

Pour le résident belge, le précompte professionnel n’est en principe pas obligatoire. Dès lors, le salarié résident fiscal belge devra déclarer tous ses revenus dont ceux liés au télétravail dans sa déclaration d’impôt personnelle et subira l’imposition par ce biais.

Enfin, le résident allemand devra déclarer tous ses revenus dont ceux liés au télétravail dans sa déclaration d’impôt personnelle pour subir l’imposition. A noter qu’il n’existe pas d’obligation de retenue à la source en Allemagne pour l’employeur luxembourgeois.

S’agissant maintenant de la sécurité sociale, en cas de dépassement de la limite, chaque employeur devra effectuer des démarches administratives et notamment l’affiliation comme “entreprise étrangère” auprès de l’organisme de sécurité sociale étranger.

Cependant, passer sous un autre régime de sécurité sociale que celui du Luxembourg implique des augmentations conséquentes de charges sociales, tant pour le salarié que pour l’employeur. Il convient donc bien d’avoir conscience des coûts ainsi engendrés et de la perte des prestations avantageuses attribuées par le Luxembourg, notamment concernant les allocations familiales ou la pension de vieillesse.

En tant qu’employeur, vous êtes libre de mettre en place n’importe quel moyen de validation ou de contrôle des jours de télétravail de vos salariés. Dans la majorité des cas, cela sera effectué par le biais de votre outil de gestion du temps / validation des congés. Au départ, les ressources humaines devront créer un compteur de jour de télétravail en fonction du lieu de résidence du salarié, du temps de travail de celui-ci ou encore de la politique interne mis en place dans l’entreprise. Dans un second temps, le salarié devra encoder la journée de télétravail et le cas échéant obtenir une validation de son manager. Ainsi, de la même façon que son compteur de congés, son compteur de télétravail sera ajusté à chaque demande. Cela permettra aux deux parties d’avoir une visibilité sur le nombre de jours de télétravail restants et surtout de refuser une demande de télétravail une fois le quota de jour épuisé.

Attention, si vos salariés effectuent par ailleurs des déplacements à l’étranger il faudra penser à créer un autre compteur et à tenir compte de ces jours pour le calcul des seuils. En effet, sont à inclure dans ces seuils de tolérance toutes prestations de travail effectuées en dehors de Luxembourg (Exemples : formations hors du Luxembourg, visites clients hors du Luxembourg, visite au siège…).

En cas de contrôle par les autorités compétentes du pays de résidence du Télétravailleur et en vue de garantir une plus grande sécurité juridique à toutes les parties concernées, il est fortement recommandé aux salariés travailleurs frontaliers de se ménager des preuves de leur présence physique sur le sol luxembourgeois. Cette preuve peut se faire par tout moyen et notamment par le biais des documents suivants :

• Le contrat de travail ou une attestation de l’employeur mentionnant les fonctions exercées et l’endroit où elles sont exercées ;
• Les feuilles nominatives de pointage des heures de travail;
• Les documents de transport nominatifs (billets de train ou de bus etc.);
• Les factures nominatives en rapport avec des frais de séjour (hôtel, location de voiture);
• Les listes de présence émargées à des réunions ou des formations ;
• Les documents relatifs à des achats de matériel ou aux frais de restauration dans l’État d’activité (factures de cartes de crédit, tickets de caisse);
• Les ordres de mission nominatifs;
• Ainsi que tout autre document pertinent.